展會千里之行始于展商
贏得參展商的參與是展會成功的開始展覽會的組織者要贏得參展商，首先要使參展商了解展會的概念及目的。這就意味著展覽會要通過宣傳、廣告及銷售渠道，將展會的信息傳遞給企業(yè)，以推廣自己的展會。
組織專業(yè)展會的目的是為了滿足參展企業(yè)的貿(mào)易需求。企業(yè)決定參展，是認為參加展會能為企業(yè)帶來價值，能滿足他們宣傳企業(yè)產(chǎn)品，樹立企業(yè)形象、促進貿(mào)易等需求。參展商的參展是展覽會取得成功的關鍵，有了參展企業(yè)的參展，主辦單位的價值才得以體現(xiàn)。主辦單位舉辦展覽會的主要收益來自于參展企業(yè)的展位費。因此，主辦單位與參展商之間的價值傳遞是非常重要的。如何來保證這一“傳遞”，就要依賴于展會是否遵循著一個出色的、可行的價值交付系統(tǒng)———這個系統(tǒng)就是，展會應不僅能夠向參展商提供一種他們認為能帶來價值的產(chǎn)品及服務，而且能夠降低參展商的貿(mào)易成本。具體表現(xiàn)為：參展商能在展覽會上結識新客戶，擴大貿(mào)易合作關系，增加貿(mào)易量；或者通過參展樹立了企業(yè)形象，宣傳了企業(yè)產(chǎn)品，擴大了品牌知名度等。當企業(yè)認為參加展覽會，可以實現(xiàn)以上價值時，他們就會報名參展，成為參展商。
服務惟展商是瞻
做好參展商的組織、服務工作是展會成功的關鍵。
參展商報名參展，主辦單位與參展商的合作就開始了。作為主辦單位，應向參展商提供一系列專業(yè)、周到的服務。
首先，應了解參展商的參展需求、企業(yè)產(chǎn)品的定位、尋求合作的貿(mào)易方式、尋求貿(mào)易對象的類別等。只有全面的了解了參展商的需求，才能對他們做好有目標的服務。廣大參展商尋求的目標客戶對象的集合，形成了大會專業(yè)觀眾組成的基礎。將參展商與專業(yè)觀眾有針對性的結合在一起，使他們在展會這個平臺上達成貿(mào)易交流、合作協(xié)議、以及后續(xù)長期的合作，就達到了展會的真正目的。
在展商報名的同時，用填寫表格的形式，了解他們的參展需求及其相關信息，是我們做好展會籌備期相關工作的依據(jù)；了解參展企業(yè)的產(chǎn)品定位及結構，將他們安排在不同的展區(qū)，可體現(xiàn)展會的專業(yè)性，同時還可以方便專業(yè)觀眾查找；了解參展企業(yè)的品牌實力、合作需求，可以有目標的為他們尋求目標對象。同時，參展商的這些信息也可以作為展會招商的依據(jù)。
根據(jù)展會的定位、參展商的分類情況有針對性的組織專業(yè)觀眾。展會有了參展商，根據(jù)他們的需求組織觀眾，這是一個專業(yè)展會成功舉辦的重要工作。可以通過多種方式做好專業(yè)觀眾的組織工作，如：通過各類展會的宣傳、廣告、網(wǎng)站等。我們用邀請函邀請，通過商業(yè)機構有組織的邀請，通過參展商邀請他們的客戶等方式。
對于展會，參展商和觀眾是同時存在，互相依托的。展會有了具有實力的參展商，能帶來有價值、有創(chuàng)新概念的新產(chǎn)品，就能吸引有價值的觀眾。參展商和觀眾的同時到來，就是專業(yè)展會成功的基礎。一個展會，參展商與專業(yè)觀眾的數(shù)量及質量是體現(xiàn)其展會品牌實力的重要依據(jù)。
參展商面對參展會遇到許多實際問題，如：了解場館環(huán)境、展位尺寸及結構、展位設計、展品運輸、現(xiàn)場搭建；形象宣傳、現(xiàn)場廣告、展期活動安排、工作人員吃、住、行等具體問題。作為主辦單位應向參展商提供盡量細致、周到的服務。對于每一個細小的參展環(huán)節(jié)，應先做出工作方案，并及時提供給參展商，使他們得到大會直接的專業(yè)服務。
除了建立客戶聯(lián)系，推廣企業(yè)產(chǎn)品，了解行業(yè)的流行趨勢，得到相關的信息咨詢，通常也是參展商的參展目的。所以，從專業(yè)或行業(yè)的角度，邀請國內外同行專家，進行講座，咨詢服務，也是做好展會綜合服務的一部分。
大會現(xiàn)場高效、系列的服務，是展會組織工作中的重要環(huán)節(jié)。在展期短短的幾天里，各類相關人士的集合、各類活動的集合、時間的限定等使各項組織工作的效率顯得至關重要。現(xiàn)場的服務工作直接、具體、綜合。面對如此復雜的服務工作首先應做好情況的分析，做出解決的工作方案。對工作人員做好培訓，使其能提供優(yōu)質、快捷的服務。應要求工作人員每天對參展商進行巡查，在了解貿(mào)易成交情況的同時，為他們解決一些細小的問題。
總之，對參展商的服務千頭萬緒，做出總體的工作方案是萬事之本。提高工作人員的綜合素質，是做好服務工作的保證。
發(fā)展攜手才能共進
與參展商建立長期的合作關系是展會發(fā)展的根本
參展商希望通過展會得到更多的服務，帶來更多的價值，以滿足他們的需求。這也督促主辦單位不斷進取，不斷改進工作。隨著展會水平的提升，參展商越來越不能接受用展位費來換取短期的經(jīng)濟利益，他們希望能得到長期的服務，長期的綜合利益。因此，主辦單位與參展商建立長期的合作關系是趨勢所在，是滿足雙方利益的需要。
保證長期的合作關系，有利于主辦單位與參展商的共贏。參展商的目的通過展會來實現(xiàn)，展會及時了解參展商的需求變化，來調整大會的定位，這就形成了合作的良性循環(huán)。專業(yè)的展會應與參展商保持一種三至五年或更長的合作關系。應隨時保持與參展商溝通，了解他們參展的需求變化，了解他們的產(chǎn)品結構變化，以及企業(yè)人士、構架等變化，取得他們的長期信任。總之，通過多種方式的溝通，不斷尋求增進相互關系的辦法。
要成功建立長期的合作伙伴關系并不像展會初期銷售展位那么簡單，要在更多方面滿足參展商的各種需求，幫助他們去解決各種問題。作為主辦單位還能為參展商做些什么呢？我認為，首先可以多方面的了解參展商的參展想法，向他們提出更多的參展建議，尊重他們的各種意見、建議。可以成立參展商的聯(lián)合會，為了大會的共同發(fā)展與主辦單位共同決定展會發(fā)展中的重大問題；集思廣益的探討成功辦展的新舉措；從參展商的利益出發(fā)，除了幫助他們增加經(jīng)濟利潤，還應幫助他們節(jié)省參展開支。因此，主辦單位理解、滿足參展商的各種參展期望，是維系參展商長期合作關系的根本。
總之，專業(yè)展會的成功，離不開參展商、專業(yè)觀眾的參與；品牌展會的提升、發(fā)展，更離不開參展商、專業(yè)觀眾的長期支持。
