在會(huì)展業(yè)日新月異的今天，面對(duì)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，和專業(yè)展會(huì)的提升與發(fā)展，作為展覽會(huì)的組織者，能否做好參展商的服務(wù)工作，維系好與參展商的客戶關(guān)系，是展會(huì)提升、發(fā)展的重要因素。
那參展商與展會(huì)之間的關(guān)系是怎樣的?如何力口強(qiáng)兩者間的交流和溝通，達(dá)到更加的狀態(tài)呢?
展會(huì)千里之行始于展商
贏得參展商的參與是展會(huì)成功的開始
展覽會(huì)的組織者要贏得參展商，首先要使參展商了解展會(huì)的概念及目的。這就意味著展覽會(huì)要通過宣傳、廣告及銷售渠道，將展會(huì)的信息傳遞給企業(yè)，以推廣自己的展會(huì)。
組織專業(yè)展會(huì)的目的是為了滿足參展企業(yè)的貿(mào)易需求。企業(yè)決定參展，是認(rèn)為參加展會(huì)能為企業(yè)帶來價(jià)值，能滿足他們宣傳企業(yè)產(chǎn)品，樹立企業(yè)形象、促進(jìn)貿(mào)易等需求。參展商的參展是展覽會(huì)取得成功的關(guān)鍵，有了參展企業(yè)的參展，主辦單位的價(jià)值才得以體現(xiàn)。主辦單位舉辦展覽會(huì)的主要收益來自于參展企業(yè)的展位費(fèi)。因此.主辦單位與參展商之間的價(jià)值傳遞是非常重要的。如何來保證這一“傳遞”，就要依賴于展會(huì)是否遵循著一個(gè)出色的、可行的價(jià)值交付系統(tǒng)——這個(gè)系統(tǒng)就是，展會(huì)應(yīng)不僅能夠向參展商提供一種他們認(rèn)為能帶來價(jià)值的產(chǎn)品及服務(wù)，而且能夠降低參展商的貿(mào)易成本。具體表現(xiàn)為：參展商能在展覽會(huì)上結(jié)識(shí)新客戶，擴(kuò)大貿(mào)易合作關(guān)系，增加貿(mào)易量；或者通過參展樹立了企業(yè)形象，宣傳了企業(yè)產(chǎn)品，擴(kuò)大了品牌知名度等。當(dāng)企業(yè)認(rèn)為參加展覽會(huì)，可以實(shí)現(xiàn)以上價(jià)值時(shí)，他們就會(huì)報(bào)名參展，成為參展商。
服務(wù)惟展商是瞻
做好參展商的組織、服務(wù)工作是展會(huì)成功的關(guān)鍵
參展商報(bào)名參展，主辦單位與參展商的合作就開始了。作為主辦單位，應(yīng)向參展商提供一系列專業(yè)、周到的服務(wù)。
首先，應(yīng)了解參展商的參展需求、企業(yè)產(chǎn)品的定位、尋求合作的貿(mào)易方式、尋求貿(mào)易對(duì)象的類別等。只有全面的了解了參展商的需求，才能對(duì)他們做好有目標(biāo)的服務(wù)。廣大參展商尋求的目標(biāo)客戶對(duì)象的集合，形成了大會(huì)專業(yè)觀眾組成的基礎(chǔ)。將參展商與專業(yè)觀眾有針對(duì)性的結(jié)合在一起，使他們?cè)谡箷?huì)這個(gè)平臺(tái)上達(dá)成貿(mào)易交流、合作協(xié)議、以及后續(xù)長(zhǎng)期的合作，就達(dá)到了展會(huì)的真正目的。
在展商報(bào)名的同時(shí)，用填寫表格的形式，了解他們的參展需求及其相關(guān)信息，是我們做好展會(huì)籌備期相關(guān)工作的依據(jù)；了解參展企業(yè)的產(chǎn)品定位及結(jié)構(gòu)，將他們安排在不同的展區(qū)，可體現(xiàn)展會(huì)的專業(yè)性，同時(shí)還可以方便專業(yè)觀眾查找；了解參展企業(yè)的品牌實(shí)力、合作需求，可以有目標(biāo)的為他們尋求目標(biāo)對(duì)象。同時(shí)，參展商的這些信息也可以作為展會(huì)招商的依據(jù)。
根據(jù)展會(huì)的定位、參展商的分類情況有針對(duì)性的組織專業(yè)觀眾。展會(huì)有了參展商，根據(jù)他們的需求組織觀眾，這是一個(gè)專業(yè)展會(huì)成功舉辦的重要工作。可以通過多種方式做好專業(yè)觀眾的組織工作，如：通過各類展會(huì)的宣傳、廣告、網(wǎng)站等。我們用邀請(qǐng)函邀請(qǐng)，通過商業(yè)機(jī)構(gòu)有組織的邀請(qǐng)，通過參展商邀請(qǐng)他們的客戶等方式。
對(duì)于展會(huì)，參展商和觀眾是同時(shí)存在，互相依托的。展會(huì)有了具有實(shí)力的參展商，能帶來有價(jià)值、有創(chuàng)新概念的新產(chǎn)品，就能吸引有價(jià)值的觀眾。參展商和觀眾的同時(shí)到來，就是專業(yè)展會(huì)成功的基礎(chǔ)。一個(gè)展會(huì)，參展商與專業(yè)觀眾的數(shù)量及質(zhì)量是體現(xiàn)其展會(huì)品牌實(shí)力的重要依據(jù)。
參展商面對(duì)參展會(huì)遇到許多實(shí)際問題，如：了解場(chǎng)館環(huán)境、層位尺寸及結(jié)構(gòu)、展位設(shè)計(jì)、展品運(yùn)輸、現(xiàn)場(chǎng)搭建；形象宣傳、現(xiàn)場(chǎng)廣告、展期活動(dòng)安排、工作人員吃、住、行等具體問題。作為主辦單位應(yīng)向參展商提供盡量細(xì)致、周到的服務(wù)。對(duì)于每一個(gè)細(xì)小的參展環(huán)節(jié)，應(yīng)先做出工作方案，并及時(shí)提供給參展商，使他們得到大會(huì)直接的專業(yè)服務(wù)。
除了建立客戶聯(lián)系，推廣企業(yè)產(chǎn)品，了解行業(yè)的流行趨勢(shì)，得到相關(guān)的信息咨詢，通常也是參展商的參展目的。所以，從專業(yè)或行業(yè)的角度，邀請(qǐng)國(guó)內(nèi)外同行專家，進(jìn)行講座，咨詢服務(wù)，也是做好展會(huì)綜合服務(wù)的一部分。
大會(huì)現(xiàn)場(chǎng)高效、系列的服務(wù)，是展會(huì)組織工作中的重要環(huán)節(jié)。在展期短短的幾天里，各類相關(guān)人士的集合、各類活動(dòng)的集合、時(shí)間的限定等使各項(xiàng)組織工作的效率顯得至關(guān)重要。現(xiàn)場(chǎng)的服務(wù)工作直接、具體、綜合。面對(duì)如此復(fù)雜的服務(wù)工作首先應(yīng)做好情況的分析，做出解決的工作方案。對(duì)工作人員做好培訓(xùn)，使其能提供優(yōu)質(zhì)、快捷的服務(wù)。應(yīng)要求工作人員每天對(duì)參展商進(jìn)行巡查，在了解貿(mào)易成交情況的同時(shí)，為他們解決一些細(xì)小的問題。
總之，對(duì)參展商的服務(wù)千頭萬(wàn)緒，做出總體的工作方案是萬(wàn)事之本。提高工作人員的綜合素質(zhì)，是做好服務(wù)工作的保證。
發(fā)展攜手才能共進(jìn)
與參展商建立長(zhǎng)期的合作關(guān)系是展會(huì)發(fā)展的根本
參展商希望通過展會(huì)得到更多的服務(wù)，帶來更多的價(jià)值，以滿足他們的需求。這也督促主辦單位不斷進(jìn)取，不斷改進(jìn)工作。隨著展會(huì)水平的提升，參展商越來越不能接受用展位費(fèi)來?yè)Q取短期的經(jīng)濟(jì)利益，他們希望能得到長(zhǎng)期的服務(wù)，長(zhǎng)期的綜合利益。因此，主辦單位與參展商之間建立長(zhǎng)期的合作關(guān)系是趨勢(shì)所在，是滿足雙方利益的需要。
保證長(zhǎng)期的合作關(guān)系，有利于主辦單位與參展商的共贏。參展商的目的通過展會(huì)來實(shí)現(xiàn)，展會(huì)及時(shí)了解參展商的需求變化，來調(diào)整大會(huì)的定位，這就形成了合作的良性循環(huán)。專業(yè)的展會(huì)應(yīng)與參展商保持一種三至五年或更長(zhǎng)的合作關(guān)系。應(yīng)隨時(shí)保持與參展商溝通，了解他們參展的需求變化，了解他們的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)變化，以及企業(yè)人士、構(gòu)架等變化，取得他們的長(zhǎng)期信任。總之，通過多種方式的溝通，不斷尋求增進(jìn)相互關(guān)系的辦法。
要成功建立長(zhǎng)期的合作伙伴關(guān)系并不像展會(huì)初期銷售展位那么簡(jiǎn)單，要在更多方面滿足參展商的各種需求，幫助他們?nèi)ソ鉀Q各種問題。作為主辦單位還能為參展商做些什么呢?光亞法蘭克福展覽資深顧問羅百輝認(rèn)為，首先可以多方面的了解參展商的參展想法，向他們提出更多的參展建議，尊重他們的各種意見、建議。可以成立參展商的聯(lián)合會(huì)，為了大會(huì)的共同發(fā)展與主辦單位共同決定展會(huì)發(fā)展中的重大問題；集思廣益的探討成功辦展的新舉措；從參展商的利益出發(fā)，除了幫助他們?cè)黾咏?jīng)濟(jì)利潤(rùn)，還應(yīng)幫助他們節(jié)省參展開支。因此，主辦單位理解、滿足參展商的各種參展期望，是維系參展商長(zhǎng)期合作關(guān)系的根本。
總之，專業(yè)展會(huì)的成功，離不開參展商、專業(yè)觀眾的參與；品牌展會(huì)的提升、發(fā)展，更離不開參展商、專業(yè)觀眾的長(zhǎng)期支持。
