展會策劃方案是一個展會的“眼睛”，展會組織者通過它培育和挖掘市場，而市場透過這個“眼睛”看效益。
一個優(yōu)秀的活動策劃方案不僅體現(xiàn)了展會組織者組織展會的目的，更重要的是通過它來吸引廣大商家參展、參會。從某意義上來說，策劃方案就是一座橋，一頭連著商家、采購商，一頭連著展會組織者。組織者要通過這座橋把商家、采購商等邀請過來，商家、采購商等要跨過這座橋才能更好地觸摸市場。可見，一個策劃方案對組織好一個展會是多么重要。
對展會組織者來說，一個優(yōu)秀的展會策劃方案要把握和處理好如下四個關(guān)鍵點：
一是充分體現(xiàn)高度。這里所說的“高度”專指符合政策。組織一個展會，組織者首先看到是它的市場潛力，但你所看見的“市場”，能不能開發(fā)，怎么能讓它開發(fā)，就要靠“政策”來衡量和把握。這個時候，就需要組織者充分查閱相關(guān)國家文件規(guī)定，把國家對該展會涉及到的產(chǎn)業(yè)發(fā)展態(tài)度和意見該引用的引用，該轉(zhuǎn)述的轉(zhuǎn)述，該進一步理解的進一步理解。通過“引用”、“轉(zhuǎn)述”、“理解”等方式，讓展會策劃方案合法化、合理化、合情化。因為合法，說明國家允許，有關(guān)部門就沒有理由阻攔；因為合理，說明展會應該組織，應該搞；因為合情，符合當?shù)匕l(fā)展狀況，對產(chǎn)業(yè)發(fā)展，對經(jīng)濟發(fā)展有利，說明有關(guān)部門應該積極支持。所以，“高度”很重要。提高高度的政策來源主要有：國家和地方五年發(fā)展規(guī)劃綱要；國家和地方有關(guān)展會涉及到的產(chǎn)業(yè)發(fā)展政策（如意見、辦法、綱要、通知等）；國家和地方領(lǐng)導在重要專項會議上做出的工作部署和重要講話精神；國家和地方“兩會”等重要會議、專項會議上政府工作報告和領(lǐng)導講話；國家和地方主要領(lǐng)導的有關(guān)指示和批示等。
二是解決“市場”問題。這是一個展會成功策劃的要害，是核心。參展商參加這個展會有何收益，有什么樣的回報？專業(yè)觀眾到會又有什么樣的收獲和價值？整個策劃方案可以說要圍繞這個核心來組織，并通過方案巧妙地解疑釋惑。可見，展會策劃方案并不好寫，更不能輕易出手。因為參展商、專業(yè)觀眾了解展會的第一個“窗口”是它，因為參展商、專業(yè)觀眾能看到希望與商機的也是它，因為參展商、專業(yè)觀眾了解展會權(quán)威性、可信度高低、組織者水平高低的還是通過它……
對一個展會來說，參展商關(guān)注的市場，最核心的是有一定目標數(shù)量的專業(yè)觀眾（采購商、經(jīng)銷商、產(chǎn)品使用者等）與會。至于說這個展會有多大的客流量，他們并不關(guān)心。或許有人會問，為什么這么說？與會圈外人士多了，問這問那的自然就多了，參展商不僅費口舌，而且還影響與真正有意向的專業(yè)人士交流、交流。參展商接觸這樣的人多了，自然十分勞累，萬一此時再與專業(yè)人士交流，難免容易出現(xiàn)精神不濟而影響工作。此外，如果參展商還帶有手提袋、宣傳冊等贈予與會人員的物品，如果發(fā)給了圈外人士，手提袋可能留下了，參展商關(guān)心的宣傳冊便有可能被丟進垃圾桶，大量的非專業(yè)人士與會，造成如此不必要的浪費更大更多，參展商不僅不會有收益，還會大大增加參展成本。
針對這個問題，展會組織者要在策劃方案中表明如下幾個關(guān)鍵點解決方案：對展會的宣傳力度、影響力度、號召力度；展會的專業(yè)化程度。比如保證專業(yè)觀眾與會的組織手段、途徑、方式，歷屆展會專業(yè)觀眾統(tǒng)計信息、購銷信息等；展會的權(quán)威性。比如組織者的地位與影響、該展會在業(yè)界的口碑與影響、與會專業(yè)人士以及領(lǐng)導、專家的分量等。
對一個展會來說，與會專業(yè)人士（采購商、經(jīng)銷商、產(chǎn)品使用者等）關(guān)注的市場，最核心的是能有多少專業(yè)廠家與會參展，展出的是哪類展品，有沒有能滿足他們需要的產(chǎn)品，怎么能采購到他們既需要、價格有所優(yōu)惠、質(zhì)量又有保障的產(chǎn)品。
對此問題，展會組織者應重點圍繞如下幾個方面去解答：參展企業(yè)的數(shù)量與分量，比如有多少家世界500強企業(yè)、有多少家大型跨國公司、有多少家國內(nèi)業(yè)界龍頭企業(yè)等與會；展品的先進性，如有什么樣的世界先進技術(shù)水平產(chǎn)品、國內(nèi)先進技術(shù)產(chǎn)品等技術(shù)含量較高的展品亮相；展會組織者如何保證以優(yōu)質(zhì)服務協(xié)助專業(yè)人士采購到他們所需的物美價廉的產(chǎn)品等；業(yè)內(nèi)專業(yè)高峰會議組織情況，比如有哪些有權(quán)威領(lǐng)導、專家發(fā)布權(quán)威報告等。
三是注意法律問題。現(xiàn)在會展市場不太規(guī)范，而且多數(shù)承辦展會的機構(gòu)屬民營個體企業(yè)。這些企業(yè)為了實現(xiàn)利益最大化，在各種展會宣傳資料和宣傳活動推介中，虛夸展會規(guī)模、影響，虛報展會數(shù)字，虛列來頭大的中央、省、市政府部門和機構(gòu)等為展會支持單位，向參展商、與會觀眾等虛承諾其他服務項目等，這些都是不良事件的由頭和，十分容易引發(fā)雙方紛爭，激化矛盾。如果展會組織者對此類問題處理不當、不及時，就極有可能被訴諸法律。總結(jié)全國媒體報道的案例，以及業(yè)界人士總結(jié)的此類情況和經(jīng)驗，如果展會上出現(xiàn)“涉法”問題，雖然不能說100％由展會組織者引起，但可以說絕大多數(shù)問題都出在展會組織者身上。所以，做一個優(yōu)秀的展會策劃方案，文字表述非常重要，既要充分表達組織者的戰(zhàn)略意圖，又不能留下任何不良把柄或痕跡。
四是創(chuàng)新問題。現(xiàn)在各地的展會一個接一個，不同題材的展會還好說，如果說一個城市有兩個以上的同題材展會要舉辦，那么你這個展會要獨領(lǐng)風騷，展會組織者就必須重點考慮你這個展會的“出新”之處和“權(quán)威”程度。
