了解自己手頭上可活動的資金和其他資源有多少。活動的預備金是活動能夠順利進行的物質保障，它與活動的目標一起決定了活動規模的大小。在活動策劃之前，可以預先將手頭上的資金與可用資源羅列一下，在之后的策劃過程中做到心中有數，避免超支。
確立活動或會議的目的。舉辦活動肯定是為了得到一定的收效，確保活動舉行是有意義的。活動的目的決定了該如何制定和舉辦這次的活動。以下是一些活動及其目的的羅列：
1、培訓活動。目的是培訓員工，提高員工的工作技能和工作積極性；
2、辦公室聚會。目的是增強同事之間的感情，有利于在工作中合作互助；
3、大型會議。目的是交流觀點，傳達精神，表彰團體或個人；
4、新年晚會。目的是增強員工幸福感，體現公司溫馨友好的氣氛。
圍繞目的展開初步的籌劃及預算。根據活動目的，確定活動形式，開始著手初步策劃。策劃過程中，一定要知道什么時候，什么地方應外請專業人士來協助（如專業的培訓師，專家，有創意的導演等）。消防和安全工作也要著重考慮，成立活動小組，小組成員各自負責相應的責任范圍，各司其職。活動的構思可以參考同類型的成功案例。成本的預算應制作一份詳細的清單。
確定活動的時間。活動時間的確定重點應選擇參加活動的人員，尤其是重要角色空閑的時間，同時還要考慮節假日，周末以及寒暑假等時間因素的影響。
確定活動或者會議的地點。活動的地點要選擇交通便利，大家熟識的地方，并且要綜合活動時間考慮到路途上會不會有堵車情況，需不需要雇車輛接送參加活動的人員。如果選擇的是露天場所，一定要提前關注天氣，做好后備方案。
